Juridisk vurdering

I marts 2023 har Aarhus Kommunes daværende DPO Bech-Bruun udført en juridisk vurdering af 'hjemmelsgrundlaget' for håndtering af persondata. Det er denne vurdering, der ligger til grund for, at man alene kan benytte en oplysningserklæring om kommunens håndtering af persondata til valgafviklingen og ikke skal indhente samtykke.

Behandling af politisk tilhørsforhold i Valghalla

Det centrale for vurderingen af, om valgstyrere og tilforordnedes politiske tilhørsforhold kan behandles i systemet Valghalla afhænger af, om behandlingen er nødvendig/proportionel af hensyn til væsentlige samfundsinteresser.

Det er vores vurdering, at behandlingen af denne oplysningskategori er nødvendig for, at der kan udpeges valgstyrere og tilforordnede til folketings-, byråds- eller regionsrådsvalg, folkeafstemninger og EU-valg. Vi er derfor enig i, at behandlingen kan udføres i medfør af GDPR art. 9, stk. 2, litra g, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 4.

Vores vurdering understøttes blandt andet af folketingsvalgslovens § 29, stk. 2, og § 30, stk. 1, hvoraf fremgår, at tilforordnede vælges ved forholdstilvalg. Aarhus Kommune skal bruge forholdstalsmetoden, medmindre kommunalbestyrelsen har valgt en anden fordeling.

Opbevaring af data (navn, cpr, evt. medlemskab af politisk parti mv.)

Bech-Bruun har desuden forholdt sig til dette spørgsmål fra Aarhus Kommune:

"Vi vil gerne give valgtilforordnede mulighed for at deres data (navn, cpr, evt. medlemskab af politisk parti mv.) gemmes til næste valg, for at de til næste valg ikke skal oprette sig på ny. De får adgang via MitID. Det er ofte de samme personer som ønsker at være valgtilforordnet fra valg til valg. Hidtil er alle data blevet slettet 3 måneder efter et valg.

Hvis vi giver mulighed for at gemme oplysninger på valgtilforordnede kan det ske med eller uden samtykke. Vi regner med, at vi skal benytte samtykke, da det at gemme data efter et valg falder udenfor den periode, hvor data er nødvendig at opbevare?

Vi er godt klar over, at det vil medføre et arbejde med at gemte persondata, så skal slettes efter det næstkommende valg, hvis de ikke igen har givet et ja til at data skal gemmes. Er det korrekt, at der skal gives samtykke til at gemme persondata i længere tid, end hvad der er relateret til det aktuelle valg?"

Bech-Bruuns svar:

Når samtykke indhentes, kan personoplysningerne (navn, cpr, evt. medlemskab af politisk parti mv.) opbevares i en længere periode end det oprindelige formål, hvis det er nødvendigt af hensyn til det nye formål.

Det er vores vurdering, at det nye formål om at opbevare førnævnte informationer til næste valg, så valgstyrere og tilforordnede ikke skal oprette sig på ny, i sig selv alene giver grundlag for at opbevare de (sensitive) informationer for en kortere periode udover jeres nuværende opbevaringsperiode på tre måneder efter valget.

En længere opbevaring af disse informationer kræver således, at det næste valg afvikles indenfor en overskuelig tidsperiode, da valgsystemet (forholdsvalg) som udgangspunkt forudsætter et valg af valgstyrere og tilforordnede afspejler mandattallet for det pågældende valg. Fx er det kommunalbestyrelsens sammensætning på tidspunktet for valget af valgstyrere, der er afgørende i forbindelse med folketingsvalg.